SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS

TATA CARA PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RAK FILING

1. Ditinjau dari pemusatan/penyatuan dokumen rekam medis
• Sentralisasi

Penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan, dimana dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi satu dalam satu folder/map

Keuntungan :

• mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
• mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
• tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
• memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
• mudah menerapkan system unit record.

Kelemahan :

• petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
• tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
• Desentralisasi 

Keuntungan :

• efisien waktu, sehingga pelayanan lebih cepat.
• beban kerja yang ditanggung petugas lebih ringan.

Kelemahan :

• terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
• biaya yang dikeluarkan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

1. Ditinjau dari cara penjajaran dokumen

• Penyimpanan nomor langsung (Straigh Numerikal Filing)

Penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut-turut sesuai dengan urutan nomornya.

Contoh penjajarannya :

46-50-23

46-50-24

46-50-25

Keuntungan :

•  mudahnya melatih petugas-petugas yang melakukan penyimpanan.
• mudah mencari dokumen dalam jumlah banyak, dengan nomor yang berurutan.

Kelemahan :

• petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor, karena mudah terjadi kekeliruan penyimpanan.
• Penyimpanan angka akhir (Terminal Digit Filing)

Penyimpanan didasarkan pada angka pertama adalah dua angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah dua angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah dua angka yang terletak paling kiri.

Contoh penjajarannya :

47-52-02

48-52-02

49-52-02

Keuntungan :

• penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke sejumlah section di dalam rak penyimpanan.
• petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu.
• pekerjaan akan terbagi rata.
• kekeliruan dalam penyimpanan dapat dicegah.

Kelemahan :

• latihan dan bimbingan untuk petugas penyimpanan membutuhkan waktu yang lama.
• Penyimpanan angka tengah (Midle Digit Filing) 

Penyimpanan dimana angka pertama terletak di tengah, angka kedua terletak di paling kiri dan angka ketiga terletak di paling kanan.

Contoh penjajarannya :

58-78-96

58-78-97

58-78-98

...............

59-78-00

59-78-01

59-78-02 
Keuntungan :

• petugas mudah diserahi tanggung jawab sejumlah rak.

Kelemahan :

• latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
• terjadi rak-rak kosong pada beberapa section